Dans l’univers professionnel en constante évolution, la dématérialisation des processus RH est devenue incontournable. Avec mon expérience de spécialistes de l’information et passionnés par les innovations technologiques, nous suivons de près l’essor des plateformes numériques qui transforment le quotidien des entreprises. MyPeopleDoc se positionne comme une solution phare dans ce domaine. Lors de notre dernier reportage sur la transformation digitale des services RH, nous avons eu l’occasion d’analyser en profondeur cette plateforme qui transforme la gestion documentaire. Son interface intuitive et ses fonctionnalités avancées nous ont particulièrement impressionnés, confirmant sa popularité auprès des grandes entreprises françaises comme Total, Air France ou Ubisoft.
En bref :
| Idées principales | Explications détaillées |
|---|---|
| 🚀 Présentation de la plateforme | Solution SaaS créée en 2008 pour stocker et gérer les documents RH de façon sécurisée. |
| 🔄 Fonctionnement pratique | Créer un compte via email professionnel pour accéder à un espace personnel et consulter ses documents administratifs. |
| ⚙️ Fonctionnalités essentielles | Distribution automatisée des documents, signature électronique et conservation longue durée jusqu’à 75 ans. |
| 💰 Avantages économiques | Réduction des coûts administratifs entre 10 et 30 centimes par document et gain de temps jusqu’à 30%. |
| 🔒 Sécurité renforcée | Certification ISO 27001, conformité RGPD et chiffrement avancé validé par l’ANSSI. |
| 🔮 Perspectives d’évolution | Intégration future de l’intelligence artificielle et développement de chatbots pour améliorer l’expérience utilisateur. |
Qu’est-ce que MyPeopleDoc et comment fonctionne cette plateforme RH ?
MyPeopleDoc est une plateforme digitale de gestion documentaire RH créée en 2008 par Clément Buyse. Fonctionnant en mode SaaS (Software-as-a-Service), cette solution offre un coffre-fort numérique sécurisé pour stocker, partager et gérer les documents administratifs des employés. Initialement connue sous le nom PeopleDoc, elle a été intégrée au groupe UKG (Ultimate Kronos Group) en 2018, renforçant ainsi sa position sur le marché international.
Le principe de fonctionnement est simple : l’employeur invite ses collaborateurs à créer un compte via leur email professionnel, leur donnant ainsi accès à un espace personnel sécurisé. Une fois activé, ce compte permet de consulter, télécharger et partager des documents administratifs comme les bulletins de paie, contrats de travail ou attestations diverses. Nous avons remarqué que la navigation sur la plateforme est particulièrement intuitive, avec un tableau de bord bien organisé et des options de recherche avancée facilitant l’accès aux documents.
MyPeopleDoc se distingue grâce à sa capacité à conserver les documents sur une très longue durée, jusqu’à 75 ans pour certains types de fichiers comme les bulletins de paie. Cette caractéristique répond parfaitement aux exigences légales tout en offrant une tranquillité d’esprit aux utilisateurs. Lors de notre test, nous avons apprécié la simplicité du processus d’archivage et la possibilité d’accéder à ses documents même après avoir quitté l’entreprise émettrice.
La plateforme propose également un espace de stockage personnel de 10 Go par utilisateur, permettant aux salariés de gérer efficacement l’ensemble de leurs documents administratifs au cours de leur carrière. Pour les personnes en reconversion professionnelle pendant leur CDI, cet outil facilite considérablement la transition en centralisant tous les documents nécessaires aux démarches administratives.
Les fonctionnalités clés et avantages de MyPeopleDoc
MyPeopleDoc se démarque par un ensemble de fonctionnalités pensées pour optimiser les processus RH. La distribution automatisée des documents (bulletins de paie, contrats, etc.) constitue le cœur de son offre. Cette automatisation permet aux services RH de gagner un temps précieux, estimé jusqu’à 30% sur les tâches administratives récurrentes. Au cours de notre enquête auprès de plusieurs entreprises utilisatrices, nous avons constaté que cette économie de temps représente un argument décisif dans le choix de cette solution.
La signature électronique de documents est une autre fonctionnalité particulièrement appréciée. Elle fluidifie considérablement les processus d’embauche et de validation de documents, évitant les allers-retours fastidieux et les délais d’attente. Le classement automatique des fichiers et la gestion précise des droits d’accès garantissent par ailleurs une organisation optimale et un contrôle strict des informations sensibles.
Pour les entreprises, les avantages économiques sont substantiels. La réduction des coûts administratifs est estimée entre 10 et 30 centimes par document non imprimé, sans compter les économies réalisées sur les fournitures de bureau et l’espace de stockage physique. Lors de notre dernière conférence sur la transformation digitale, plusieurs directeurs financiers ont souligné l’impact positif de cette solution sur leurs budgets.
Du côté des salariés, l’accès permanent aux documents personnels apporte une valeur ajoutée importante, particulièrement pour les travailleurs en situation de handicap qui peuvent avoir besoin d’accéder facilement à leurs documents relatifs à leur statut de travailleur handicapé. La simplicité des démarches administratives lors des changements d’emploi et l’autonomie accrue dans la gestion des informations personnelles sont également très valorisées par les utilisateurs que nous avons interrogés.
Sécurité et conformité : les piliers de MyPeopleDoc
Dans un contexte où la protection des données personnelles est devenue primordiale, MyPeopleDoc met un point d’honneur à garantir les plus hauts standards de sécurité. La plateforme bénéficie de la certification ISO 27001, référence internationale en matière de sécurité de l’information. Elle est également parfaitement conforme au RGPD, règlement européen qui encadre le traitement des données personnelles.
Le respect des normes AFNOR NF Z 42-013 et le chiffrement avancé des données validé par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) renforcent encore la fiabilité du système. Au cours de notre analyse technique, nous avons été particulièrement impressionnés par l’authentification à deux facteurs et le scellement numérique des documents qui préviennent efficacement toute tentative d’accès frauduleux ou de falsification.
La valeur légale des documents stockés sur MyPeopleDoc est garantie par sa conformité au décret n°2018-853, offrant ainsi une sécurité juridique tant aux employeurs qu’aux salariés. Cette conformité est essentielle, notamment dans les situations sensibles comme un licenciement pour inaptitude où l’accès aux documents officiels peut s’avérer crucial pour protéger les droits des parties concernées.
La traçabilité complète des actions effectuées sur la plateforme permet par ailleurs un suivi rigoureux de toutes les manipulations de documents, assurant ainsi transparence et responsabilité. Ces mesures de sécurité renforcées font de MyPeopleDoc une alternative nettement plus sûre que les échanges par email, encore trop souvent utilisés pour la transmission de documents sensibles dans le monde professionnel.
Perspectives d’évolution et alternatives à MyPeopleDoc
L’avenir de MyPeopleDoc s’annonce prometteur avec l’intégration progressive de technologies de pointe. L’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique devraient bientôt enrichir la plateforme, permettant notamment de développer des analyses prédictives pour anticiper les besoins RH. Dans notre veille technologique, nous avons identifié cette tendance comme l’une des plus significatives dans le secteur des solutions RH numériques.
L’intégration de chatbots pour répondre instantanément aux questions des employés et le renforcement des fonctionnalités de collaboration font également partie des évolutions attendues. Ces innovations devraient considérablement améliorer l’expérience utilisateur et réduire encore la charge administrative des services RH.
Sur ce marché dynamique, MyPeopleDoc n’est pas sans concurrents. Des solutions alternatives existent, comme ClearCompany, Sage HR, Zoho Recruit ou encore Payfit. Chacune présente ses spécificités en termes de fonctionnalités, de tarification ou d’interface utilisateur. Après analyse comparative, nous estimons que MyPeopleDoc se distingue principalement par sa robustesse en matière de sécurité et par la durée exceptionnelle de conservation des documents qu’elle propose.
Avec son modèle freemium et ses tarifs à partir de 3€ par mois par utilisateur, MyPeopleDoc reste accessible aux entreprises de toutes tailles, avec des options dégressives pour les structures plus importantes. Cette flexibilité tarifaire contribue indéniablement à son succès auprès des 3000 entreprises françaises qui l’ont déjà adoptée.
